Fachtagung des Arbeitskreises deutscher Bildungsstätten: Wie wirtschaftlich kann bzw. muss eine Bildungseinrichtung handeln?

Am 26. und 27. September 2018 hat in Bad Zwischenahn eine Fachtagung des Arbeitskreises deutscher Bildungsstätten (AdB) in Zusammenarbeit mit der AdB-Fachkommission „Verwaltung und Finanzen“ stattgefunden. Im Fokus dieser Veranstaltung stand die Frage, wie wirtschaftlich Bildungseinrichtungen sein müssen und ob der pädagogische Anspruch zwingend im Widerspruch zum Wunsch nach mehr Wirtschaftlichkeit steht.

Unter der fachlichen Leitung von Thomas Burchett, AMB Aktive Management Beratung GmbH, wurden zu diesem Thema verschiedene Ansätze und Aspekte diskutiert und gemeinsam erarbeitet (Download der Agenda).

Bildungseinrichtungen im Wandel – Notwendigkeit wirtschaftlichen Handelns
Seitens der öffentlichen Auftraggeber wird dieses Thema häufig sehr technokratisch betrachtet und die Frage nach der Wirtschaftlichkeit von Bildungseinrichtungen beschränkt sich oft auf die Forderung nach Einsparungen ohne eine begleitende Diskussion zu den inhaltlichen Zielen. Im Fokus von Bildungseinrichtungen steht allerdings nicht die Erwirtschaftung größtmöglichen Profits, sondern die Umsetzung von qualitativ hochwertigen Projekten mit entsprechender Zielerreichung. – Dennoch ist es in Zeiten schwindender öffentlicher Mittel zunehmend wichtiger geworden, Einnahmen und Kosten in Einklang zu bringen.

Hierzu ist allerdings eine korrekte Projektkalkulation erforderlich, die mit realistischen Kostenansätzen berechnet werden sollte. Der zu fördernde Anteil (Förderquote) sollte nachvollziehbar sein. Des Weiteren sollten die „eigenen Einnahmen“ – wenn möglich maximiert werden.

Transparenz im Bereich des Rechnungswesens ist Grundvoraussetzung
Es zeigt sich häufig, dass viele Bildungseinrichtungen nicht über die notwendigen (Zahlen-)Transparenz verfügen, die notwendig ist, um etwa den Träger zu überzeugen, dass ein in der Vergangenheit geleisteter Zuschuss heute nicht mehr kostendeckend ist. Die Schaffung dieser Transparenz setzt allerdings voraus, dass die interne Buchhaltung der Einrichtung zeitnah und möglichst vollständig ist. Hier wird häufig noch der Fokus allein auf Liquiditätsströme gelegt mit der Folge, dass aperiodisch anfallende Einnahmen (etwa Zuschüsse, die quartals- oder sogar jahresweise gezahlt werden) und Ausgaben (beispielsweise Versicherungsbeiträge, Jahressonderzahlungen etc.) nicht abgegrenzt werden und dadurch mindestens unterjährig ein falsches Bild von der Wirtschaftlichkeit der Einrichtung entsteht.

Krisensymptome auch in Bildungseinrichtungen erkennen und ernst nehmen
Unter dieser Überschrift wurde zunächst darüber diskutiert, welchen rechtlichen Restriktionen Bildungseinrichtungen unterliegen, die häufig als eingetragene Vereine auftreten und damit im Falle einer Illiquidität auch der Pflicht zur Insolvenzantragstellung unterliegen.

Im Anschluss daran konnte festgehalten werden, dass eine Vielzahl von Bildungseinrichtungen immer wieder – vor allem bei aperiodisch geleisteten Zuschüssen – Liquiditätsengpässe wahrnehmen. Allerdings werden hieraus selten betriebswirtschaftliche Konsequenzen gezogen. Vor dem Hintergrund der erwarteten Zahlungseingänge durch den Zuschussträger verständlich, aber auch gefahrenträchtig. Können notwendige Ersatzinvestitionen nicht mehr durchgeführt werden oder ist eine adäquate Bezahlung der (freien und angestellten) Mitarbeiter nicht mehr gewährleistet, sollte in jeder Bildungseinrichtung die aktuelle Situation genau durchleuchtet werden, um Fehler und damit verbunden auch Haftungsrisiken für den Vorstand des Vereins zu vermeiden.

Den pädagogischen Anspruch mit den wirtschaftlichen Notwendigkeiten in Einklang bringen – aber wie?
Bildungseinrichtungen sind in aller Regel von Zuschüssen und damit von öffentlichen Mitteln abhängig. Diese werden immer kleiner, gleichzeitig bleibt aber der Anspruch, den die Bildungseinrichtung an sich selbst hat (und der auch an sie gestellt wird), pädagogisch sinnvolle Arbeit zu leisten und ein – entsprechend des jeweiligen Zielbildes – umfassendes Bildungsangebot darzustellen. Mit diesem Anspruch stehen Bildungseinrichtungen nicht allein: auch die Träger wollen im Regelfall das Angebot der Einrichtung soweit als möglich mittragen.

Wenn aber im Laufe der Jahre die Kosten immer weiter steigen, gleichzeitig die Zuschüsse des Trägers immer kleiner werden, wie soll dieser Widerspruch aufgelöst werden? Mit dieser Frage haben sich die Teilnehmer zum Ende der Veranstaltung beschäftigt. Erfahrungsberichte einzelner Bildungseinrichtungen zeigen, dass die Schaffung eines transparenten Zahlenwerkes zunächst auch bei den Mitarbeitern ein höheres Verständnis für wirtschaftliche Zusammenhänge schafft. Deren Bereitschaft, kostenoptimiert Veranstaltungen zu planen und durchzuführen, steigt.

Zugleich kann ein Verhandeln mit dem Träger über mögliche höhere laufende Zuschüsse oder auch über die Zahlung von Einmalzuschüssen deutlich besser gelingen, wenn plausibel nachvollziehbar dargelegt wird, welche Veranstaltungen mit welchen Kosten und Einnahmen verbunden sind. Werden hier die Fixkosten, etwa für Gebäude, Verwaltung o.ä., in der Einzelkalkulation transparent berücksichtigt, kann eine Anpassung der Zuschüsse an die Ist-Situation der Bildungseinrichtung gelingen. Die von Teilnehmern geschilderten Erfolgsgeschichten hierzu haben gezeigt, dass dieser Weg zwar nicht immer einfach ist, schlussendlich aber zum Erfolg führt.

Fazit und Folgen für die Praxis
Die Fachtagung des AdB war eine rundum gelungene Veranstaltung. Der Austausch der Teilnehmer und auch die Erfahrungsberichte von Bildungseinrichtungen, die bereits aufgrund von Krisensituationen gezwungen waren, die Wirtschaftlichkeit ihres Handelns zu hinterfragen, haben gezeigt, dass wertvolle pädagogische Arbeit auch wirtschaftliche Aspekte berücksichtigen kann und muss.

AMB führt Schulungsmaßnahmen zu diesem Themenfeld durch und konzipiert gern auch für Ihr Haus entsprechende Fortbildungsmaßnahmen. Auch betreuen wir Bildungseinrichtungen erfolgreich auf ihrem Weg zu einer wirtschaftlich handelnden Einrichtung, die dennoch ihrem pädagogischen Auftrag gerecht werden kann. Sprechen Sie uns hierzu an!